Raus aus dem Tool-Dschungel
Kennst du das Gefühl auch, vollkommen erschlagen zu sein von zig verschiedenen Tools, die man angeblich alle braucht, um irgendeiner Tätigkeit ordentlich nachgehen zu können? Um ehrlich zu sein, gerade am Anfang als VA habe ich mir Webseiten, Angebote von anderen VA's oder Stellenausschreibungen angesehen und war danach total verunsichert, habe wie wild recherchiert, Tools ausprobiert und vielleicht auch kurz den Überblick verloren, wo ich überall ein Konto hinterlegt habe. Um ehrlich zu sein? Meine Tools, die ich benutze kann ich an einer Hand abzählen.
Erstmal kurz zur Begriffsklärung des Tools. Ein Tool ist ein "Werkzeug", ich benutze also eine Art Hilfsprogramm, um meine Arbeit zu erleichtern oder überhaupt durchführen zu können. So gesehen ist bereits der Online-Taschenrechner ein Tool. Ich möchte hier auf Tools eingehen, die man sich gezielt sucht, im Browser nutzt oder als App herunterlädt und bei dem man in der Regel ein Nutzerkonto braucht und hin und wieder auch zahlungspflichtig ist.
Was ist wirklich hilfreich?
Die Frage was hilfreich ist, ist natürlich eine sehr subjektive Ansichtssache. Und hängt natürlich extrem davon ab, welcher Aufgabe man nachgeht, daher beziehe ich mich hier natürlich in erster Linie auf Pinterest-Marketing (ein bisschen Podcast-Service und noch ein bisschen Virtuelle Assistenz itself). Dabei habe ich ein paar Tools ausprobiert und möchte dir eine Einschätzung geben, was meiner Meinung nach sinnvoll ist und ich daher weiterhin benutze.
Tool | Erläuterung | Kostenpflichtig? | Sinnvoll? |
Homepage-baukasten, ähnlich wie WordPress, Jimdo etc. | Das Erstellen der Webseite ist kostenlos, die Domain kostet je nach Modell zwischen 54 € und 420 € im Jahr | Ja - ich habe meine Webseite mit Wix.com gebaut und fand dies sehr einfach, gut erklärt und der Help-Center ist sehr gut aufgebaut (z. B. Schritt für Schritt Anleitungen). Ich fand tatsächlich (und ich habe manchmal das Gefühl ich bin die Einzige :D) WordPress sehr verwirrend aufgebaut | |
Zeiterfassungs-system z. B. für stundenbasierte Abrechnung | In der (ausreichenden) Basisversion nein. Möchte man mehr Nutzer für ein Projekt oder Extras haben, dann kostet es zwischen 10 $ - 59 § | Jain - Die Basisversion habe ich tatsächlich ein paar Mal genutzt, um auf Stundenbasis abzurechnen, intuitiv bedienbar und einfach (Aufgabe anlegen, Start drücken, pausieren möglich). Da ich in meinem Buchhaltungs-system eine Zeiterfassung integriert habe, habe ich Toggl nicht weiter verwendet. | |
Aufgaben-Verwaltungs-Dienst, z. B. für Projektmanage-ment, Aufgabenteilung in Gruppen | Nein, man kann alle Funktionen, die man braucht, kostenlos verwenden | Nein - wobei ich hier wirklich sagen würde, das ist extrem subjektiv. Ich kenne Leute, die schwören auf Trello. Ich habe es versucht, aber hab mehr Zeit damit vergeudet, auf Trello zu planen und zu organisieren, als Dinge umzusetzen. Ich bin ein klassischer To-Do Listen-Schreiber auf Papier oder als Notiz und für mich funktioniert das super | |
Planungstool für Social-Media (Pinterest, Instagram, Facebook) | Die Basisversion ist kostenlos, die Bezahlversionen kosten zwischen 9,99 $ und 49,99 $ monatlich (Tipp: jährliche Zahlung ist oft günstiger) | Ja - ich arbeite ausschließlich mit Tailwind, da es die Arbeit mit Pinterest so sehr vereinfacht und planbar macht. Meiner Meinung nach ist hier der Pro-Account auch ausreichend. Die Basisversion war für mich nicht ausreichend, da man über diese lediglich 20 Pins pro Monat planen kann, mit Pro sind es 100. | |
Online Design und Publishing Tool | Die Basisversion ist kostenlos und bietet eine Vielzahl an Vorlagen, Formen und Bildern, ist für den privaten Gebrauch vermutlich auch ausreichend. Viele Fotos, Formen und Elemente sind auf Pro-Version und damit kostenpflichtig (können aber auch durch einmalige Zahlung genutzt werden, ohne Pro Account) | Ja - ich liebe Canva! ;) Wirklich, einfach toll, man kann alles damit machen, egal ob ich beruflich meine Pins kreiere, du kannst Flyer, Posts, Tassen, Einladungen, was dein Herz begehrt damit gestalten. Wichtig aber zu wissen, dass es einige rechtliche Besonderheiten bei (nicht-) kommerzieller Nutzung gibt, die du in den Richtlinien nachlesen kannst | |
Audio Editor | Nein, die Basisversion ist kostenlos und m. E. n. ausreichend | Ja - bei der Bearbeitung und Erstellung von Podcasts finde ich es eine benutzerfreundliche Software, um Audio Dateien zu schneiden. Hier finde ich, muss man aber definitiv Einarbeitungszeit einplanen | |
Online Buchhaltungs-software | Die Basisversion ist kostenlos, man kann einen Gratis Probemonat auf einem Pro Account machen, danach aber ohne Probleme auf Free zurückbuchen. Die Kosten für die kostenpflichtigen Versionen belaufen sich zwischen 8 € und 40 € (https://www.papierkram.de/preise/) | Ja - ich finde Buchhaltung wie die meisten Menschen wahrscheinlich nicht die schönste Tätigkeit und habe es zunächst mit Exceltabellen versucht. Ich finde, dafür dass Buchhaltung wirklich keinen Spaß macht, ist Papierkram eine gute Lösung, um seinen "Papierkram" ordentlich zu halten. Ich finde es braucht hier aber definitiv Einarbeitungszeit in den Umgang mit der Webseite |
Wie du siehst, derzeit wirklich regelmäßig benutze ich Wix, Tailwind, Canva und Papierkram. Noch einmal der Reminder, was auf mich zutrifft, muss für dich nicht genauso sein, ausprobieren schadet definitiv nicht.
Aber du musst nicht glauben, dass du für deine Arbeit zwanzig verschiedene Tools brauchst (je nach Tätigkeit natürlich, wenn du Tool-Tester bist, vermutlich schon;) ). Sie sollen dich unterstützen und dir Arbeit erleichtern, halten sie dich nur auf - dann weg damit, auch wenn andere darauf schwören!