Zeit-Management - nutze deine Zeit richtig

Um das Thema effektives Zeit-Management ranken sich viele Theorien, Methoden, mittlerweile gibt es Apps und Tools, um deine Zeit effektiv zu gestalten.

Manchmal verbringt man dann mehr mit dem Gestalten einer Planungs-App, anstatt voranzukommen. Ich möchte dir im folgenden Beitrag eine altbekannte simple Methode einmal genauer vorstellen, die ich während meines (ja wer hätte gedacht) Studiums der Sozialen Arbeit kennen gelernt habe. Und zwar basiert diese Theorie ein wenig auf einer auf Pareto zurückgehenden Aussage, dass

80 % des Zeitaufwandes 20 % der Ergebnisse bringen.

Im Umkehrschluss können 20 % richtige Zeit- und Ressourceneinsatz auch zu 80 % Ergebnisse führen. Der Knackpunkt ist zu wissen, worauf man sich in 20 % seiner Zeit konzentriert.

ABCD-Methode oder auch Eisenhower-Prinzip

Im ersten Moment klingen Zeit-Management Methoden oft nach langweiligen oder überdrehten alltagsfremden Strategien, die alleine schon Zeit fressen, wenn man sie sich aneignen möchte. Bei der ABCD-Methode ist das anders. Diese macht man im Alltag meist von ganz alleine, es schadet aber nicht, sie gezielt einzusetzen.

Die Methode teilt Aufgaben in wichtig und unwichtig, dringend und weniger dringend. Ich stelle dir die Methode kurz anhand eines Beispiels vor.

das heißt also im Endeffekt:

A: höchste Priorität, in der Regel sofort zu erledigen

B: wichtig, aber nicht so dringend - hier solltest du dir überlegen wann, also Terminieren

C: dringend zu erledigen, aber nicht so wichtig - C-Aufgaben können oft auch sehr gut delegiert werde

D: geringste Wichtigkeit und Dringlichkeit, kann also warten (wird auch gerne als Papierkorb dargestellt, ich persönlich finde Papierkorb-Aufgaben bzw. Dinge, die gar nicht gemacht werden müssen, sollten auch nicht in meinem Zeit-Managementsystem auftauchen.

Nimmst du dir also eine Einteilung wie diese zur Hand, um anfallende Aufgaben einzuteilen, kannst du die 20 % deines Zeitaufwandes also effektiv nutzen, um viel zu erreichen. Dies lässt sich auch auf alle anderen Bereiche übertragen, so gesehen auch auf den ganzen Alltag. Und da machen wir es oft automatisch und planen so unseren Tagesablauf. Wenn also das nächste Projekt ansteht, plane es doch mal nach der Eisenhower-Prinzip.