Ich möchte dir heute eine weitere Methode vorstellen, um deine anfallenden Aufgaben besser zu strukturieren. Nicht jede Methode eignet sich für jeden Menschen gleich gut. Vielleicht hast du im Blogbeitrag "Zeit-Management" bereits die ABCD-Methode kennen gelernt, wenn nicht schau dort gerne vorbei.
Heute erkläre ich dir, weshalb du mal einen Blick auf die Alpen werfen solltest, wenn du das nächste Mal deine To-Do's planst.
Die Alpen-Methode
Du vermutest sicherlich bereits, dass du nicht die Alpen besteigen sollst, um deine Aufgaben zu strukturieren. Die Alpen-Methode ist eine Zeitmanagement-Methode, die dir helfen soll, zu Beginn des Tages deine anstehenden To-Do's in 5 Bausteine zu gliedern, um somit Struktur in den Tag zu bringen.
Die 5 Bausteine setzen sich zusammen aus:
A: Aufgaben definieren
Die über den Tag anfallenden Aufgaben werden genau aufgeschrieben, was muss erledigt werden, stehen Treffen oder Telefonate an, welche Fristen stehen heute an? Bereits das Visualisieren der Aufgaben hilft, um Ordnung in den Tag zu bringen.
L: Länge einschätzen
Durch den vorherigen Schritt sollte bereits klar sein, was der Schwerpunkt des Tages ist. In diesem Schritt wird kalkuliert, wie viel Zeit man für die einzelnen Aufgaben benötigt. Benötige ich zum Beispiel 30 Minuten für das Treffen, 20 Minuten um Telefonate zu erledigen etc. Hier solltest du realistisch bleiben, du weißt am besten, wie lange du für eine Tätigkeit brauchst. Der Vorteil hiervon ist, du kannst dir auch setzen, wie lange du für etwas brauchen willst und setzt dir automatisch ein Limit für deine Aufgabe.
P: Pufferzeit
Auch wenn du dich und deine Aufgaben am besten kennst, plane dir unbedingt Puffer ein. Die Regel gilt hier, verplane 60 % deiner Zeit wirklich für die Erledigung der Aufgaben, der Rest von 40 % ist Puffer. Vielleicht ist dein Telefontermin heute in Plauderlaune, auf dem Weg zum Termin ist Stau, dir fehlen noch bestimmte Zahlen oder Werte, du wirst die Umstände kennen. Irgendwo bleibt immer etwas Zeit hängen. Wenn wir uns das vorher bereits einplanen, bringen uns Zwischenfälle nicht so aus dem Konzept.
E: Entscheidung
Dies ist wohl der wichtigste, aber vielleicht auch der schwierigste Schritt. Du musst entscheiden, was heute also wirklich gemacht wird. Was ist unwichtig und kann warten, weil es sonst den Tag sprengt, wo gibt es eine Deadline zu beachten, was muss unbedingt gemacht werden, da ein nächster Schritt davon abhängt. Dies ist ähnlich der ABCD-Methode. Diese kann hier gerne auch zur Hand gezogen werden, um zu priorisieren. Sicherlich lassen sich nicht alle Aufgaben so einfach priorisieren, aber letztendlich muss eine Entscheidung getroffen werden. Dies vermeidet auch Frust und Ärger, wenn am Ende des Tages nicht alles geschafft wurde, weil zu viel für den Tag angesetzt wurde.
N: Nachkontrolle
Am Ende des Tages wirfst du nochmal einen Blick auf den Tag. Hast du alles geschafft? Du ziehst also eine Bilanz, ob du richtig kalkuliert und priorisiert hast und ob Dinge liegen geblieben sind, die gleich in den Plan für den nächsten Tag rutschen.
Wenn du merkst, dass es nicht einwandfrei funktioniert hat, sei nicht gleich verunsichert. Wie jede Methode, muss man sich erst an diese Art des Planens gewöhnen und du solltest sie über einen längeren Zeitraum ausprobieren. Irgendwann fallen dir die Schritte leichter und mit jedem neuen "Alpen-Tag" weißt du besser, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen, wie viel Puffer du wirklich brauchst und das Entscheiden fällt dir leichter.